Témoignage client : AEC Vacances vous raconte leur utilisation de Zeendoc

Présentez-vous en quelques mots 

Je suis Fabien LOOS, directeur général d’AEC Vacances. AEC Vacances qui est une association de tourisme familiale à vocation sociale depuis 1964. Aujourd'hui, nous employons à peu près 200 personnes. Nous générons 12 millions d'euros de chiffre d'affaires et nous avons pour ambition aujourd'hui de moderniser l’AEC au travers de ses pratiques, de ses process, des compétences que nous faisons entrer dans l'entreprise, mais aussi de ses outils.

Quelle était votre problématique ? 

Je m'appuie toujours sur quatre grands piliers. Le premier pilier, c'est déjà la satisfaction client. Ensuite, on a la question du bien-être de nos employés. La gestion et l'équilibre de nos budgets. Et puis bien évidemment, la mise en conformité de nos actions vis-à-vis de la loi, des législations.... Vous savez qu'en 2026, il y a tout un tas de chambardements qui arrivent. Alors plutôt que nous ça nous soit imposé, on s'est dit on va les anticiper.

Quelles sont nos problématiques au final ? C'est d'être en phase avec ces quatre piliers. Sur la partie satisfaction client, on n’a pas besoin d'un outil comme Zeendoc et encore, on pourrait y réfléchir parce qu'avec la numérisation, l'envoi de factures, etc etc, ça peut passer par cet outil. Sur la partie du bien-être des employés, eh bien, lorsque vous recevez une facture scannée et que vous pouvez la traiter en moins de 30 secondes et que ça part de l'autre côté de la France, il y a aussi cette sensation de rapidité, de fluidité et surtout de contrôle des flux par lesquels passent nos factures, nos fournisseurs, etc.

Donc c'est aussi s'assurer sécurisé que chacun puisse être en maîtrise de son travail.

Pourquoi avoir choisir ACB pour l'intégration de Zeendoc ? 

En vérité, la solution Zeendoc au sein de l’AEC, ça fait déjà deux ans et demi qu'elle est présente. Mais elle n'était pas ni challengée, ni managée. Personne ne s'en était véritablement emparé. Donc, lorsque je suis arrivé, moi, en 2024, j'ai pu faire le point sur l'ensemble des outils dont nous disposions. Et là, j'ai découvert que Zeendoc existait, en tout cas qu’on le possédait et qu'on pouvait le déployer à tout moment.

Et donc j'ai fait des recherches et j'ai constaté que, à la fois ACB nous fournissait notre copieur, mais aussi la solution Zeendoc. Et donc, en me mettant en contact avec le commercial ACB, bien on a pu faire un point et dire “ok, c'est une aberration de ne pas la mettre en œuvre”. On s'est dit “allez banco, on part sur le 1ᵉʳ octobre pour le mettre en œuvre” et l'ensemble des équipes a été formé, que ce soit sur les villages de vacances mais aussi au siège et aussi moi-même sur l'outil.

Et on a trouvé ça extrêmement performant. Et ce que j'ai trouvé moi performant dans ce qu'a pu apporter ACB, c'est aussi la l'écoute, tout simplement. Si vous voulez, j'aurais pu partir avec n'importe quel acteur ou fournisseur de la solution en disant : bah, on travaille plutôt avec un tel ou un tel. Mais ce qui m'a intéressé, notamment dans cette capacité à John (GESTO) c'est d'écouter, d'écouter le projet que nous avons, la situation dans laquelle nous sommes, de venir sur place et surtout après d'activer si c'est nécessaire, l'ensemble de son réseau pour pallier à un certain nombre de problématiques. Parce qu'évidemment, avec une nouvelle solution, avec de nouveaux problèmes. Mais ça, pour le coup, quand on a affaire à des professionnels, c'est un détail parce que les choses sont prises en main.

Quels sont les bénéfices de Zeendoc ? 

Ce qui est intéressant avec cet outil-là, c'est qu'on a maintenant une culture commune en quelques clics de ce qui se passe sur l'ensemble de la boutique, en matière de dépenses, de fournisseurs, etc. Et lorsqu'on échange dans nos réunions, on parle du même sujet. Plutôt que d'avoir chacun son tableau de bord, à gauche, à droite, son suivi, son interprétation.

Donc on est, on a aussi dans cette harmonisation des pratiques qui amène aussi quelque part la sécurité, la sûreté ; et je reviens au pilier principal qui est que notre c'est le bien-être des employés, donc ça joue. Et bien évidemment la partie économique. Combien de temps est-ce qu'on passe aujourd'hui à traiter une facture papier ? Combien de temps est-ce qu'on met à l'archiver, à la garantir ?

Eh bien, Zeendoc nous permet ces trois éléments-là à la fois, en plus de tout un tas d'autres solutions. Et surtout, ce qui m'intéresse aussi, c'est la capacité de nos employés à utiliser cet outil-là comme aussi un outil complémentaire de pilotage de l'activité.

Trois mots pour décrire votre solution ? 

Trois mots.

J'ai envie de dire pratique, évidemment, parce que ça nous ancre dans le réel, dans un suivi extrêmement pointu de notre activité. Et une association comme la nôtre en a besoin. 

Dans son temps. On est en 2025. Avoir un outil comme Zeendoc connecté avec les petits modules d'intelligence artificielle ou quelque chose qui y ressemble très fort. Eh bien ça nous amène aussi à revoir nos pratiques, à évoluer en même temps que notre époque. Donc effectivement, c'est moderne. Évidemment.

Et puis économiquement viable, ça ne nous a pas coûté très cher de nous équiper, même au contraire, on s'est dit comment est ce qu'un outil aussi performant peut avoir un rapport qualité prix aussi performant ?

J'ai envie de rajouter un quatrième mot qui est lié à Zeendoc, mais aussi lié à ACB. C'est adaptable. C'est-à-dire qu'en fonction de la situation de l'entreprise, de l'association ou du service même, on a pu adapter et on a pu aussi adapter les pédagogies ou les formations en fonction du niveau des personnes qui étaient en face. À chaque fois qu'il y a eu besoin d'apprendre, de maîtriser le logiciel Zeendoc a su s'adapter et ACB aussi au travers de la pédagogie pour former les collègues.

Recommanderiez-vous ACB ? 

Alors moi je ne connais pas l'envergure d’ACB, mais si c'est avec les équipes d'Annecy, John GESTO, Claire PERARD et vous que je connais maintenant. Alors je dit oui, il faut vraiment passer par ACB.